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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
1.TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è ViDi SRLS, titolare del marchio The Gentlemen Inn, P. IVA e C.F. 02849740036, con sede legale in Via Giulio Biglieri 4A, 28100 Novara (NO).
Contatti per informazioni e per l’esercizio dei diritti:
e-mail amministrazione.vidisrls@gmail.com; telefono 370 372 6984; posta presso la sede legale sopra indicata.
2. AMBITO DELL’INFORMATIVA
La presente informativa descrive come ViDi SRLS tratta i dati personali dei clienti e dei potenziali clienti di The Gentlemen Inn in relazione a richieste di informazioni, prenotazioni, erogazione di servizi barber, grooming e wellness, acquisto di prodotti, piani o formule prepagate, pagamenti, fatturazione, assistenza, gestione dello storico cliente, personalizzazione operativa dei servizi, attività promozionali e profilazione commerciale. L’informativa si applica ai dati raccolti presso la sede, tramite il sito, moduli digitali o cartacei, telefono, e-mail, messaggistica, social network, piattaforme di prenotazione e durante le interazioni con il personale. Le informazioni relative a cookie e strumenti di tracciamento del sito devono essere disciplinate anche da una separata Cookie Policy.
3.CATEGORIE DI DATI TRATTATI
ViDi SRLS può trattare, nei limiti pertinenti alle singole finalità, le seguenti categorie di dati:
a) dati identificativi e anagrafici: nome, cognome, data di nascita, eventuale codice fiscale, indirizzo e altri dati necessari a identificare il cliente o a emettere documenti fiscali;
b) dati di contatto: numero di telefono, indirizzo e-mail, recapiti di messaggistica e preferenze di contatto;
c) dati relativi a prenotazioni e rapporto con il salone: data e ora degli appuntamenti, servizio prenotato, operatore assegnato, presenza, ritardi, cancellazioni, mancata presentazione, richieste, comunicazioni e assistenza ricevuta;
d) dati economici, amministrativi e fiscali: servizi e prodotti acquistati, importi, modalità e stato del pagamento, utilizzo di carte o piani prepagati, rimborsi, documenti commerciali e fatture. I dati completi delle carte di pagamento non sono normalmente trattati direttamente da ViDi SRLS, ma dai prestatori di servizi di pagamento utilizzati;
e) storico tecnico e commerciale del cliente: servizi, trattamenti e prodotti effettuati o acquistati, frequenza delle visite, preferenze dichiarate, stile richiesto, note tecniche utili alla continuità del servizio, prodotti utilizzati, risultati e feedback, rebooking, richieste ricorrenti e informazioni necessarie a evitare errori o ripetizioni indesiderate;
f) dati derivati dall’analisi del rapporto: recenza e frequenza delle visite, valore e composizione degli acquisti, tipologia di servizi preferiti, risposta alle proposte e alle campagne, propensione al riacquisto, segmenti o categorie commerciali e suggerimenti di servizi o prodotti potenzialmente pertinenti;
g) dati tecnici e di utilizzo dei canali digitali: indirizzo IP, log di accesso, identificativi del dispositivo, dati di navigazione, interazioni con moduli, comunicazioni e campagne, nei limiti descritti nella Cookie Policy e nelle informative dei singoli strumenti;
h) eventuali categorie particolari di dati, soprattutto informazioni relative alla salute, soltanto quando strettamente necessarie a svolgere in sicurezza determinati servizi wellness o trattamenti alla persona: per esempio allergie, sensibilità cutanee, irritazioni, condizioni della pelle, controindicazioni, terapie o altre informazioni volontariamente comunicate dal cliente e pertinenti al trattamento richiesto;
i) immagini, fotografie o riprese audio-video soltanto quando raccolte per documentare un risultato richiesto dal cliente o sulla base di una specifica liberatoria. L’utilizzo dell’immagine per pubblicità, sito o social network richiede un consenso separato e non è compreso nei consensi marketing o profilazione descritti nella presente informativa.
4. ORIGINE DEI DATI
I dati sono raccolti direttamente dall’interessato, dal soggetto che effettua legittimamente una prenotazione per suo conto, dalle interazioni con il personale e dai sistemi utilizzati per prenotazioni, pagamenti, comunicazioni e gestione del rapporto. Quando il cliente prenota tramite una piattaforma esterna, ViDi SRLS riceve i dati necessari a gestire la prenotazione secondo i rispettivi ruoli privacy indicati dalla piattaforma.
5. FINALITÀ, BASE GIURIDICA E NATURA DEL CONFERIMENTO
5.1 Gestione della richiesta, prenotazione ed esecuzione dei servizi I dati sono trattati per rispondere alle richieste, creare e gestire l’anagrafica cliente, fissare o modificare appuntamenti, effettuare check-in, assegnare il cliente all’operatore, erogare i servizi richiesti, gestire ritardi, cancellazioni, mancata presentazione, piani, crediti o formule prepagate, assistenza e reclami. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali e del contratto richiesto dal cliente. Il conferimento dei dati necessari è obbligatorio; in loro assenza potrebbe non essere possibile prenotare o fornire il servizio.
5.2 Gestione dello storico e personalizzazione operativa del servizio ViDi SRLS può conservare uno storico essenziale dei servizi e delle preferenze del cliente per garantire continuità, qualità, sicurezza e coerenza del servizio, ricordare richieste tecniche, prodotti già utilizzati, risultati, eventuali criticità e indicazioni comunicate dal cliente. Tale trattamento non comprende automaticamente l’invio di pubblicità né la profilazione commerciale avanzata. La base giuridica è l’esecuzione del contratto e, per gli aspetti organizzativi e di miglioramento del servizio, il legittimo interesse del Titolare, bilanciato con i diritti dell’interessato.
5.3 Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e legali I dati sono trattati per incassi, pagamenti, emissione e conservazione di documenti commerciali o fiscali, contabilità, obblighi tributari, controlli, richieste delle autorità e adempimenti previsti dalla legge. La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali. Il consenso non è richiesto.
5.4 Tutela del patrimonio e dei diritti della società I dati possono essere trattati per prevenire abusi o frodi, documentare appuntamenti e pagamenti, applicare le condizioni comunicate al cliente, gestire contestazioni, recuperare crediti e accertare, esercitare o difendere un diritto. La base giuridica è il legittimo interesse di ViDi SRLS e, quando necessario, l’adempimento di obblighi di legge.
5.5 Trattamento di dati relativi alla salute per specifici servizi wellness Quando un servizio richiede informazioni su allergie, sensibilità, condizioni cutanee o altre controindicazioni, tali dati sono trattati esclusivamente per valutare l’idoneità e svolgere il trattamento in sicurezza, sulla base del consenso esplicito dell’interessato e nei limiti strettamente necessari. Il rifiuto può rendere impossibile soltanto il servizio per il quale quelle informazioni sono indispensabili, senza impedire l’accesso agli altri servizi che non le richiedono. Questi dati non saranno utilizzati per campagne pubblicitarie o profilazione commerciale.
5.6 Comunicazioni di servizio ViDi SRLS può utilizzare telefono, e-mail, SMS, sistemi di messaggistica o notifiche per conferme, promemoria, variazioni dell’appuntamento, disponibilità, richieste collegate al servizio, documenti, pagamenti e altre comunicazioni non promozionali necessarie al rapporto. La base giuridica è l’esecuzione del contratto o il legittimo interesse a organizzare correttamente il servizio. Tali messaggi non richiedono consenso marketing.
5.7 Marketing diretto – finalità facoltativa Previo consenso specifico, ViDi SRLS può inviare comunicazioni promozionali, offerte, novità, inviti, iniziative, programmi, contenuti e proposte commerciali relativi a The Gentlemen Inn, tramite e-mail, telefono, SMS, messaggistica istantanea, notifiche o altri recapiti forniti. Il consenso è facoltativo, può essere revocato in qualsiasi momento e il suo rifiuto non impedisce di diventare o rimanere cliente né di ricevere i servizi richiesti.
5.8 Profilazione commerciale e proposte personalizzate – finalità facoltativa Previo consenso distinto, ViDi SRLS può analizzare e combinare i dati relativi allo storico cliente per comprendere abitudini e preferenze e proporre servizi, trattamenti, prodotti, programmi o offerte ritenuti pertinenti. L’analisi può considerare, a titolo esemplificativo, servizi prenotati o effettuati, frequenza e recenza delle visite, spesa, prodotti acquistati, operatore o area preferita, rebooking, cancellazioni, risposta a comunicazioni o proposte, interessi espressi e segmentazione commerciale. Il risultato può essere utilizzato dal personale e dai sistemi aziendali per generare suggerimenti e priorità commerciali. Il consenso è facoltativo e revocabile; il rifiuto non impedisce l’accesso ai servizi.
5.9 Analisi aggregate e miglioramento dell’attività ViDi SRLS può utilizzare dati aggregati o anonimizzati, non più riconducibili a singoli clienti, per analisi statistiche, pianificazione, controllo delle performance, miglioramento dei servizi, dell’organizzazione e dell’offerta. I dati realmente anonimizzati non costituiscono dati personali.
6. PROFILAZIONE E DECISIONI AUTOMATIZZATE
La profilazione commerciale descritta al punto 5.8 è finalizzata a supportare proposte e comunicazioni personalizzate. Salvo diversa comunicazione, ViDi SRLS non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sul cliente. Le classificazioni o raccomandazioni generate dai sistemi costituiscono un supporto per il personale e non determinano automaticamente l’accettazione o il rifiuto del cliente, il prezzo individuale o l’accesso ai servizi.
7. UTILIZZO COORDINATO DEI SOFTWARE E CIRCOLAZIONE INTERNA DEI DATI
Per gestire in modo unitario il rapporto con il cliente, i dati possono essere registrati, sincronizzati, consultati o aggiornati nei diversi sistemi utilizzati da ViDi SRLS, tra cui, a titolo esemplificativo: sito e moduli online; agenda e gestione appuntamenti; CRM o anagrafica interna; scheda e storico cliente; sistemi di check-in e assegnazione agli operatori; gestione di servizi, prodotti, piani e crediti; sistemi di pagamento; software per documenti commerciali, fatture e contabilità; strumenti di comunicazione e assistenza; piattaforme per e-mail, SMS o messaggistica; sistemi di reportistica e analisi. La presenza dello stesso dato in più sistemi non comporta una finalità autonoma: ciascun utilizzo deve rimanere collegato alle finalità e alle basi giuridiche indicate nella presente informativa. L’accesso è riservato al personale autorizzato secondo mansioni e necessità operative. Gli operatori possono accedere alle informazioni utili a svolgere il servizio; reception e amministrazione possono accedere ai dati necessari per agenda, accoglienza, pagamenti, documenti e assistenza; il personale con funzioni gestionali può accedere ai dati necessari a controllo, organizzazione e analisi.
8. DESTINATARI E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
I dati possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti necessari, a:
a) dipendenti, collaboratori, operatori, reception, amministratori e personale autorizzato di ViDi SRLS;
b) fornitori di software gestionali, CRM, agenda, cloud, hosting, assistenza informatica, backup, sicurezza, documenti fiscali, contabilità, pagamenti, e-mail, SMS, messaggistica, marketing e analisi, normalmente nominati responsabili del trattamento quando trattano dati per conto di ViDi SRLS;
c) commercialista, consulenti fiscali, del lavoro, legali, assicurativi e altri professionisti vincolati da obblighi di riservatezza;
d) banche, istituti di pagamento, circuiti e soggetti coinvolti nella gestione delle transazioni;
e) autorità pubbliche, amministrazioni, forze dell’ordine o altri soggetti quando la comunicazione è imposta dalla legge o necessaria alla tutela di un diritto. I dati non sono diffusi al pubblico. Non sono ceduti a terzi affinché svolgano proprie campagne di marketing, salvo uno specifico consenso separato o un diverso fondamento giuridico espressamente comunicato. L’elenco aggiornato dei responsabili e delle categorie di destinatari può essere richiesto al Titolare.
9. TRASFERIMENTI DI DATI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
Alcuni fornitori tecnologici o società appartenenti ai rispettivi gruppi potrebbero trattare dati in Paesi situati fuori dallo Spazio economico europeo. Quando ciò avviene, ViDi SRLS deve utilizzare fornitori e strumenti che assicurino un valido meccanismo di trasferimento, quali una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie previste dal GDPR, adottando ove necessario misure supplementari. Informazioni sullo specifico meccanismo utilizzato possono essere richieste al Titolare.
10. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA
Il trattamento avviene con strumenti cartacei e, prevalentemente, digitali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e riservatezza. ViDi SRLS adotta e mantiene misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. In funzione dei sistemi utilizzati, tali misure comprendono controlli delle autorizzazioni, credenziali personali, limitazione degli accessi per ruolo, protezione di dispositivi e sistemi, backup, aggiornamenti di sicurezza e istruzioni al personale.
11. PERIODI DI CONSERVAZIONE
I dati sono conservati solo per il tempo necessario alle rispettive finalità. In particolare, salvo esigenze diverse documentate:
a) dati relativi a prenotazioni, rapporto contrattuale e storico operativo non soggetto a obblighi fiscali: per la durata del rapporto e fino a 36 mesi dall’ultima interazione o servizio, con successiva cancellazione, anonimizzazione o riduzione ai soli dati ancora necessari;
b) documenti e dati amministrativi, contabili e fiscali: per il periodo previsto dalla legge, normalmente 10 anni dall’ultima registrazione, fatti salvi termini più lunghi in caso di accertamenti o contenzioso;
c) dati necessari alla gestione o difesa di reclami e diritti: per il tempo necessario alla controversia e ai relativi termini di prescrizione;
d) dati particolari relativi alla salute: per il tempo strettamente necessario al trattamento e, come regola interna proposta, non oltre 24 mesi dall’ultimo servizio pertinente, salvo necessità di conservarli più a lungo per tutela del cliente, obblighi di legge o difesa di un diritto;
e) dati trattati per marketing: fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, con verifica periodica della persistenza dell’interesse; come regola interna proposta, non oltre 24 mesi dall’ultima interazione significativa o dall’ultimo rinnovo del consenso;
f) dati utilizzati per profilazione commerciale: come regola interna proposta, non oltre 12 mesi dalla raccolta o dall’ultimo aggiornamento utile, salvo rinnovo del consenso, dopo i quali saranno cancellati o anonimizzati;
g) prova dei consensi, delle revoche e delle richieste privacy: per il periodo necessario a dimostrare la conformità e tutelare i diritti del Titolare, nei limiti dei termini applicabili. I termini indicati devono corrispondere alle effettive regole di cancellazione configurate nei sistemi. Se ViDi SRLS adotta termini diversi, questa sezione dovrà essere aggiornata prima della pubblicazione.
12. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Il cliente può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti: ottenere conferma dell’esistenza del trattamento; ricevere informazioni e una copia dei propri dati; chiedere rettifica o aggiornamento; chiedere cancellazione; ottenere limitazione; ricevere i dati in formato portabile quando applicabile; opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse; opporsi in qualsiasi momento e senza necessità di motivazione al marketing diretto e alla profilazione collegata al marketing; revocare i consensi senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca; non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate nei casi previsti dalla legge. Le richieste possono essere inviate a amministrazione.vidisrls@gmail.com o alla sede del Titolare. Per proteggere i dati, ViDi SRLS può chiedere informazioni ragionevoli per verificare l’identità del richiedente. Il riscontro sarà fornito nei termini previsti dalla legge. Il diritto alla cancellazione non è assoluto: ViDi SRLS potrà conservare i dati che devono essere mantenuti per obblighi legali, fiscali, contabili o per accertare, esercitare o difendere un diritto. In tali casi, i dati non più utilizzabili per altre finalità saranno limitati alle sole esigenze di conservazione obbligatoria o difensiva. L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o di adire l’autorità giudiziaria competente.
13. REVOCA DEI CONSENSI E OPPOSIZIONE AL MARKETING
Il consenso al marketing, alla profilazione commerciale e al trattamento di dati particolari può essere revocato in qualsiasi momento tramite i contatti del Titolare o utilizzando gli strumenti di disiscrizione presenti nelle comunicazioni, quando disponibili. La revoca deve essere semplice e non comporta costi. Dopo la revoca, ViDi SRLS interromperà il relativo trattamento, salvo il tempo tecnico necessario ad aggiornare tutti i sistemi e salvo la conservazione della prova della revoca e dei dati necessari per obblighi o difesa.
14. MINORI Quando il cliente è minorenne, i dati devono essere forniti e i servizi richiesti con il coinvolgimento del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, quando necessario. Le attività di marketing e profilazione rivolte a minori richiedono particolare cautela e non saranno effettuate senza una valutazione specifica e un valido presupposto giuridico.
15. MODIFICHE DELL’INFORMATIVA
ViDi SRLS può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche. La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito e, quando le modifiche incidono in modo sostanziale sui trattamenti o sui consensi, gli interessati saranno informati con modalità adeguate. 
OBBLIGATORIA
☐ Dichiaro di aver letto e compreso l’Informativa sul trattamento dei dati personali di ViDi SRLS. Sono consapevole che i dati necessari alla prenotazione, all’erogazione dei servizi, alla gestione amministrativa e agli obblighi di legge saranno trattati anche senza il mio consenso, sulla base del contratto e della legge.
CONSENSO MARKETING
☐ Acconsento a ricevere da The Gentlemen Inn comunicazioni promozionali, offerte, novità, inviti e proposte commerciali tramite e-mail, telefono, SMS, messaggistica istantanea e altri recapiti da me forniti. Posso revocare il consenso in qualsiasi momento senza perdere l’accesso ai servizi.
CONSENSO ALLA PROFILAZIONE COMMERCIALE
☐ Acconsento all’analisi del mio storico di servizi, acquisti, frequenza, preferenze e interazioni per comprendere le mie abitudini e ricevere proposte personalizzate di servizi, trattamenti, prodotti o programmi. Posso revocare il consenso in qualsiasi momento senza perdere l’accesso ai servizi.
CONSENSO ESPLICITO PER DATI RELATIVI ALLA SALUTE
☐ Acconsento al trattamento delle informazioni relative ad allergie, sensibilità, condizioni cutanee, controindicazioni o altre informazioni sulla salute da me comunicate, esclusivamente per valutare e svolgere in sicurezza lo specifico servizio wellness o trattamento richiesto. Comprendo che il rifiuto può impedire soltanto il trattamento che richiede tali informazioni.

COOKIE POLICY – WWW.THEGENTLEMENINN.COM
TITOLARE DEL TRATTAMENTO ViDi SRLS – società titolare del marchio The Gentlemen Inn Sede legale: Via Giulio Biglieri 4A, 28100 Novara (NO) C.F. e P. IVA: 02849740036 E-mail: amministrazione.vidisrls@gmail.com Tel.: +39 370 372 6984
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8. GESTIONE DEL CONSENSO
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10. TRASFERIMENTI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In tali casi ViDi SRLS verifica l’applicazione di uno dei meccanismi previsti dal Capo V del GDPR, quali una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie appropriate. Informazioni ulteriori possono essere richieste ai contatti del Titolare.
11. DURATA DEI COOKIE E CONSERVAZIONE DEI DATI
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12. GESTIONE DEI COOKIE TRAMITE BROWSER
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